Jak u nas wygląda zamówienie artykułów papierniczych od producenta
Zamówienie artykułów papierniczych w PapeteriQ przebiega w sześciu krokach: zapytanie, pisemna oferta, proofy i próbki, produkcja, inspekcja oraz wysyłka z odprawą celną w Polsce. Klient akceptuje ofertę, proofy i próbki, a PapeteriQ jako importer z UE zajmuje się resztą – od fabryki do Państwa magazynu – więc nie trzeba samodzielnie współpracować z fabrykami.
Artykuły papiernicze są sezonowe: powrót do szkoły to największy sezon, a sklepy składają zamówienia od stycznia do kwietnia z dostawą w czerwcu–lipcu. Plannery i kalendarze datowane sprzedają się od września, więc trzeba je zamówić mniej więcej do maja–czerwca. Termin zamówienia jest równie ważny jak cena, a poniższa tabela pokazuje, z jakim wyprzedzeniem planować.
Sześć kroków od zapytania do dostawy
-
1
Zapytanie
Wystarczą linki do produktów, zdjęcia, pozycje z katalogu lub arkusz z ilościami, krajem dostawy i terminem, na który potrzebny jest towar.
-
2
Oferta
Sprawdzamy ceny w fabrykach partnerskich lub szukamy nowych i przesyłamy pisemną ofertę z cenami z dostawą, minimalnymi ilościami, opcjami znakowania i opakowania, kosztami przygotowania, czasami realizacji i dostępnymi dokumentami.
2 dni roboczych -
3
Proofy i próbki
Przy zamówieniach z logo i pod marką własną najpierw akceptują Państwo cyfrowy proof lub wizualizację. Próbki są konsolidowane i wysyłane na Państwa adres, a przy produktach pod marką własną akceptują Państwo próbkę przedprodukcyjną.
7–14 dni -
4
Zamówienie i produkcja
Klient potwierdza zamówienie i wpłaca zaliczkę, zwykle 30–50 %. Przed zamówieniem weryfikujemy fabrykę, a potem nadzorujemy produkcję i informujemy o postępach na bieżąco.
25–45 dni -
5
Inspekcja
Kontrolujemy towar przed wysyłką: ilość, jakość pisania i nadruku, opakowanie, kody kreskowe i etykiety w porównaniu z zatwierdzoną próbką. Otrzymują Państwo raport ze zdjęciami, a pozostała kwota jest płatna przed wysyłką.
-
6
Wysyłka i dostawa
Towar jest konsolidowany, wysyłany morzem, koleją lub samolotem, odprawiany w Polsce i dostarczany do Państwa magazynu, operatora 3PL lub centrum logistycznego marketplace.
25–45 dni
Czego PapeteriQ potrzebuje od klienta
Dane firmy
Nazwa firmy, numer VAT i adres dostawy.
Produkty i ilości
Co, ile i na kiedy. Do pierwszej oferty wystarczą przybliżone dane.
Pliki z identyfikacją marki
Przy zamówieniach z logo lub pod marką własną: logo w formacie wektorowym, kolory marki (Pantone lub HEX) i gotowe do druku projekty okładek.
Typowy harmonogram i termin zamówienia towaru na powrót do szkoły
| Etap | Produkty z katalogu | Marka własna |
|---|---|---|
| Oferta | 2 dni roboczych | 2 dni roboczych lub więcej, zależnie od znakowania |
| Proofy i próbki | 7–14 dni | 7–14 dni plus czas na proofy i próbki z marką |
| Produkcja | 25–45 dni | 25–45 dni |
| Transport morski lub kolejowy | 25–45 dni | 25–45 dni |
| Łącznie do Państwa drzwi | 8–12 tyg. | 8–12 tyg. plus akceptacja proofa i próbki |
| Zamówienie towaru na powrót do szkoły do | Styczeń–kwiecień | Najpóźniej ok. marca |
| Zamówienie plannerów i kalendarzy datowanych do | Maj–czerwiec | Maj–czerwiec, z wcześniej zatwierdzonymi projektami |
| Przerwa w fabrykach (koniec stycznia–luty) | Produkcja staje na kilka tygodni: zamówienia warto potwierdzić przed przerwą | Próbki i projekty należy zatwierdzić przed przerwą |
Orientacyjny harmonogram, a nie gwarancja. Przy zamówieniu w tych oknach towar dociera zwykle na czas przed sezonem, ale daty rozpoczęcia roku szkolnego różnią się w zależności od kraju i regionu, a fracht morski mieści się w górnej granicy czasu transportu. Zestawy upominkowe dla firm i na święta warto zamówić do września–października. Terminy dla Państwa produktów potwierdzamy w ofercie.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy zamawiać artykuły papiernicze na powrót do szkoły?
Między styczniem a kwietniem, a markę własną potwierdzić mniej więcej do marca – wtedy towar dociera zwykle w czerwcu–lipcu i trafia na półki w lipcu–sierpniu. Przerwa świąteczna w fabrykach na przełomie stycznia i lutego wstrzymuje produkcję na kilka tygodni i wypada w środku tego okna, więc wcześniej znaczy bezpieczniej. Przy późniejszym terminie sprawdzimy, które produkty z magazynu są jeszcze realne.
Jak wygląda płatność za zamówienie w PapeteriQ?
Zwykle zaliczka 30–50 % przy potwierdzeniu zamówienia i reszta przed wysyłką. Dla stałych klientów możliwe są odroczone terminy płatności, podawane w każdej ofercie.
Czy przed nadrukiem logo jest proof do akceptacji?
Tak. Każde zamówienie z logo i pod marką własną zaczyna się od cyfrowego proofa lub wizualizacji z położeniem, rozmiarem i kolorami. Przy okładkach, opakowaniach i większych nakładach wysyłamy też drukowaną próbkę przedprodukcyjną.
Czy można odwiedzić fabrykę?
Tak, po uzgodnieniu. Możemy też zorganizować rozmowy wideo z hali produkcyjnej.
Co, jeśli towar jest wadliwy?
Wady wykryte podczas inspekcji są usuwane przed wysyłką. Jeśli coś jest nie tak po dostawie, wystarczy zgłosić to w ciągu 14 dni wraz ze zdjęciami – rozwiążemy sprawę przez wymianę, notę uznaniową lub zwrot pieniędzy.
Jak importować artykuły papiernicze bez samodzielnej współpracy z fabryką?
Przez importera z UE, takiego jak PapeteriQ. Klient zamawia u polskiej firmy z unijnym numerem VAT, a PapeteriQ wybiera fabrykę, kontroluje towar, organizuje transport i odprawę celną oraz przygotowuje etykiety GPSR.
Wycena na podstawie listy produktów
Wystarczą linki, zdjęcia lub arkusz kalkulacyjny. W ciągu 2 dni roboczych otrzymają Państwo ceny z dostawą, minimalne ilości, terminy realizacji i listę dostępnych dokumentów.
Zapytaj o wycenę
Prosimy przesłać listę produktów, linki lub zdjęcia. Odpowiemy, podając ceny z dostawą do Państwa kraju, minimalne ilości i terminy.
- Odpowiedź w dni robocze, zwykle w ciągu kilku godzin
- Ceny z dostawą pod drzwi, cło i VAT uwzględnione w kalkulacji
- Pisemna oferta w ciągu 2 dni roboczych